Intention : problème — planning serveurs encore sur Excel
Pour qui : Responsable salle sur tableur.
La salle change trop pour un fichier figé
Cuts, extras, week-end : chaque modif crée un envoi. Un serveur lit encore la version de mardi.
Le fichier salle n’est pas aligné avec la cuisine.
Excel n’est pas le problème initial ; le partage versionné l’est.
Posez le problème noir sur blanc avant de chercher l’outil : quelles personnes, quels services, quelles contraintes déjà connues. Sans ce cadrage, chaque solution (Excel, chat ou logiciel) reproduira le même flou sous une autre forme.
Garder la logique, changer le support
Reprenez services et prénoms salle, publiez une grille unique consultable, abandonnez les envois de fichiers.
CrewPlan centralise la semaine publiée ; le générateur gratuit permet de tester une première grille sans inscription.
Vous gardez la décision métier ; l’outil tient la cohérence et le partage.
Gardez une checklist courte avant chaque publication : effectifs mini, absences, jours durs, diffusion. Le générateur gratuit accélère la première maquette ; CrewPlan sert ensuite à tenir la source unique quand les changements s’enchaînent.
Ce que vous gagnez
Moins d’envois
Une publication remplace les mails.
Salle à jour
Les swaps sont visibles.
Alignement maison
Possible de lier cuisine.
Cas d’utilisation
Salle 5–10 serveurs
Basculer dès que les swaps dépassent 2–3/semaine.
Mix TP / extras
Dispos trop changeantes pour un xlsx.
Comment ça fonctionne
- 1. Exportez la logique salle.
- 2. Créez la semaine en ligne.
- 3. Donnez l’accès.
- 4. Arrêtez les fichiers concurrents.
Exemple : triple envoi Excel
Depuis la publication unique, plus personne ne demande « c’est quelle version ? ».
Conseils pratiques
Publiez à jour fixe
L’équipe anticipe mieux si la semaine sort toujours le même jour.
Un canal officiel
Indiquez clairement où lire le planning — et n’acceptez plus les copies parallèles.
Ce que CrewPlan apporte
Adapté à cette intention
- ✓Grille salle
- ✓Mises à jour
- ✓Partage
Questions fréquentes
Je peux rester sur Excel ?
Oui si tout le monde ouvre le même fichier vivant — rare en pratique.
Migration difficile ?
Non : services + prénoms suffisent pour démarrer.
Lien métier serveur ?
Oui ; ici l’angle est le support Excel.